Лекція №14 Аналіз інноваційних форм та методів роботи бібліотек, архівів, музеїв

1. План

1. Послуги, що надаються користувачам за допомогою комп’ютерних технологій. 

2. Характеристика платних та безоплатних послуг користувачам. 

3. Основні напрямки роботи електронних каталогів, віртуальних довідкових служб, віртуальних виставок, дистанційне обслуговування різних категорій користувачів.

4. Архівні інформаційні технології. 

5. Робота з науково-довідковим апаратом, виконання інформаційних запитів та облік використання фондів.

2. Послуги, що надаються користувачам за допомогою комп’ютерних технологій.

Комп'ютерні технології дозволяють надавати користувачам різноманітні послуги, що розширюють можливості доступу до інформації та сприяють зручності взаємодії з різними сервісами.

Комп'ютерні технології в сучасних бібліотеках, архівах та музеях відіграють ключову роль у наданні різноманітних послуг користувачам.

Електронний каталог: Комп'ютеризовані каталоги дозволяють користувачам ефективно шукати та замовляти ресурси, використовуючи різні фільтри та ключові слова.

Доступ до електронних ресурсів: Користувачі можуть отримувати доступ до електронних книг, журналів, баз даних, віддалених ресурсів та інших електронних матеріалів через комп'ютери та інтернет.

Онлайн-реєстрація та видача документів: Використання комп'ютерних технологій для швидкого та зручного процесу реєстрації нових користувачів та видачі документів.

Електронне взаємодія з бібліотекарями та фахівцями: Користувачі можуть отримувати консультації, задавати питання та отримувати рекомендації через електронні канали зв'язку.

Віртуальні тури та виставки: Використання віртуальної реальності (VR) або інших технологій для створення віртуальних турів та виставок, що дозволяє користувачам вивчати колекції в онлайн-режимі.

Електронні бібліотеки: Створення та управління електронними бібліотеками, які містять цифрові копії книг, документів, фотографій та інших ресурсів.

Системи відстеження та керування колекціями: Використання технологій для відстеження, зберігання та керування об'єктами у колекціях музеїв та архівах.

Електронна система управління проектами: Використання комп'ютерних технологій для планування, організації та відстеження проектів в бібліотеках, архівах чи музеях.

Організація віддалених лекцій та семінарів: Проведення віртуальних заходів, лекцій та семінарів, доступних користувачам з будь-якого місця.

Електронні форми та опитування: Використання електронних форм для отримання фідбеку від користувачів, замовлення документів чи реєстрації на заходи.

Електронні системи управління резерваціями: Використання комп'ютерних систем для зручної резервації та планування візитів до бібліотек, архівів чи музеїв.

Електронні архіви та цифрові репродукції: Зберігання та представлення цифрових копій архівних документів та артефактів для зручного доступу та вивчення.

Мультимедійні презентації: Створення та демонстрація мультимедійних презентацій для ефективного висвітлення історії, культури та колекцій.

Електронні системи керування відвідуваністю: Використання технологій для аналізу та відстеження відвідуваності, що дозволяє вдосконалювати обслуговування та експозиції.

Віртуальна реальність (VR) та розширена реальність (AR): Застосування VR та AR для створення іммерсивних віртуальних експозицій або відтворення історичних подій.

Електронні бібліотеки звукових та візуальних матеріалів: Зберігання та надання доступу до аудіо- та відеозаписів для підвищення доступності матеріалів.

Системи автоматизації бібліотечних операцій: Використання комп'ютерних технологій для автоматизації рутинних бібліотечних процесів, таких як інвентаризація та облік книг.

Електронні архіви персональних колекцій: Створення та управління електронними архівами особистих або корпоративних колекцій.

Мережеві платформи для обміну знаннями: Створення та участь у мережевих платформах для обміну дослідженнями, інформацією та знаннями.

Електронні додатки для мобільних пристроїв: Розробка мобільних додатків для зручного доступу до інформації та ресурсів бібліотек, архівів чи музеїв на різних пристроях.

3. Характеристика платних та безоплатних послуг користувачам бібліотек, архівів та музеїв

Платні послуги для користувачів бібліотек, архівів та музеїв:

Доступ до спеціальних ресурсів: Платні користувачі можуть мати привілейований доступ до ексклюзивних архівів, колекцій та інших спеціальних ресурсів, які не доступні загальній публіці.

Електронні ресурси вищого рівня: Оплачені послуги можуть включати доступ до високоякісних електронних ресурсів, які надають більше можливостей для дослідження та вивчення.

Організація екскурсій та навчальних програм: Вартість включає можливість участі в організованих екскурсіях, лекціях та навчальних програмах, які спрямовані на більше глибоке розуміння предмета або колекції.

Індивідуальні консультації: Користувачі, які платять за послуги, можуть отримувати індивідуальні консультації від фахівців архівів, бібліотек або музеїв.

Ексклюзивні події та заходи: Платні користувачі можуть мати можливість участі в ексклюзивних подіях, відкриттях виставок та інших заходах, які доступні тільки обраним групам.

Безоплатні послуги для користувачів бібліотек, архівів та музеїв:

Загальний доступ до колекцій: Безоплатні користувачі можуть користуватися загальним доступом до основних колекцій, експозицій та архівів.

Відвідування виставок: Багато виставок та експозицій є відкритими для загального глядача без оплати вхідного квитка.

Користування основними бібліотечними та архівними послугами: Загальний доступ до базових бібліотечних та архівних послуг, таких як читання, видача книг, перегляд архівних матеріалів.

Безкоштовні заходи та лекції: Безоплатні користувачі можуть брати участь в різноманітних безкоштовних заходах, включаючи лекції, семінари та культурні події.

Онлайн-ресурси: Безкоштовний доступ до електронних ресурсів, які можуть бути доступні через веб-сайти бібліотек, архівів та музеїв.

Користування віртуальними та електронними ресурсами: Безкоштовні користувачі можуть мати доступ до віртуальних та електронних ресурсів, таких як онлайн-каталоги, цифрові колекції, та інші електронні матеріали.

Публічні заходи та фестивалі: Загальний доступ до публічних заходів, фестивалів та інших громадських подій, які можуть проводитися в бібліотеках, архівах чи музеях.

Безоплатні консультації та допомога: Надання базових консультацій та допомоги для безкоштовних користувачів, хоча індивідуальна консультація може бути обмеженою.

Доступ до освітніх та навчальних програм: Забезпечення можливості участі у безкоштовних освітніх та навчальних програмах, які організовуються бібліотеками, архівами чи музеями.

Безкоштовні онлайн-ресурси для самостійного вивчення: Надання безкоштовних онлайн-ресурсів, які можна використовувати для самостійного вивчення та підвищення рівня освіти.

4. Основні напрямки роботи електронних каталогів, віртуальних довідкових служб, віртуальних виставок, дистанційне обслуговування різних категорій користувачів.

Електронні каталоги:

Електронні каталоги надають користувачам можливість ефективно шукати та знаходити ресурси в бібліотеці, архіві чи музеї. Користувачі можуть використовувати ключові слова, фільтри та інші параметри для точного пошуку.

Електронні каталоги включають інформацію про електронні книги, журнали, бази даних та інші цифрові ресурси, надаючи користувачам доступ до онлайн-матеріалів.

Електронні каталоги дозволяють користувачам створювати облікові записи, зберігати список вибраних матеріалів, переглядати історію запитань та вести особистий кабінет.

Електронні каталоги можуть бути інтегровані з іншими бібліотечними системами, що дозволяє забезпечувати комплексне обслуговування, таке як автоматизоване оформлення документів, контроль запозичень тощо.

Віртуальні довідкові служби:

Забезпечення можливості користувачам отримувати консультації, відповіді на питання та допомогу в режимі реального часу через онлайн-чат або електронну пошту.

Надання віртуальних матеріалів, які допомагають користувачам зрозуміти, як ефективно використовувати ресурси бібліотеки, архіву чи музею.

Організація віртуальних тренінгів та навчань для користувачів щодо використання електронних ресурсів, пошукових стратегій та інших аспектів користування бібліотекою.

Надання відповідей на запитання користувачів віддалено через різні електронні канали зв'язку.

Віртуальні виставки:

Віртуальні виставки дозволяють представляти колекції через онлайн-платформи, забезпечуючи доступ до них в будь-який час та місце.

Створення віртуальних турів, які дозволяють користувачам взаємодіяти з експонатами та отримувати додаткову інформацію.

Використання зображень, відео та аудіо матеріалів для створення мультимедійних презентацій, які розширюють можливості сприйняття виставок.

Введення інтерактивних елементів, таких як тести, гри, чати або можливість залишати коментарі, що збагачує досвід взаємодії з виставкою.

Організація спільних віртуальних виставок з іншими бібліотеками, музеями чи архівами для розширення географії та аудиторії.

Дистанційне обслуговування різних категорій користувачів:

Дистанційне Замовлення та Видача Ресурсів: Можливість користувачів замовляти та отримувати ресурси дистанційно, включаючи книги, копії документів чи інші матеріали.

Електронна Реєстрація та Облік Користувачів: Забезпечення можливості реєстрації та обліку користувачів через онлайн-форми, що полегшує процес вступу до бібліотеки чи музею.

Віртуальні Консультації та Навчання: Надання віртуальних консультацій та тренінгів для користувачів, які знаходяться в інших регіонах або не можуть відвідати установу особисто.

Дистанційні Онлайн-Заходи та Лекції: Проведення віртуальних подій, лекцій та семінарів для користувачів, які не можуть бути фізично присутніми.

Онлайн-Матеріали для Дослідження: Забезпечення доступу до онлайн-ресурсів та матеріалів, які дозволяють досліджувати теми віддалено.

Електронні Звіти та Сповіщення: Надсилання електронних звітів, рекомендацій та сповіщень користувачам про новини, події та оновлення в установі.

Дистанційний Доступ до Баз Даних: Забезпечення користувачам дистанційного доступу до баз даних, дозволяючи їм вивчати інформацію із зручності свого дому чи офісу.

Віртуальні Тури та Дослідницькі Проекти: Створення віртуальних турів та проектів, які дозволяють вивчати об'єкти, які можуть бути віддалено чи тимчасово недоступні.

5. Архівні інформаційні технології.

Архівні інформаційні технології включають в себе набір методів, програм, інструментів та стандартів, спрямованих на ефективне управління, збереження, обробку та доступ до архівних документів та інформації. Ці технології використовуються архівними установами для забезпечення безпеки та доступності архівного матеріалу. Основні аспекти архівних інформаційних технологій включають:

Електронні Архіви: Заміна традиційних паперових архівів електронними форматами для забезпечення більш ефективного зберігання, пошуку та використання документів.

Цифрова Консервація: Застосування технічних методів для збереження цілісності та автентичності цифрових архівних матеріалів протягом тривалого періоду часу.

Системи Управління Документацією: Використання програмних засобів для ефективного управління життєвим циклом документів, включаючи створення, реєстрацію, обробку та знищення.

Електронний Каталогізатор: Створення електронних каталогів для швидкого та зручного пошуку архівних матеріалів.

Системи Документообігу: Впровадження систем для електронного обігу документів, що полегшує їхню обробку та забезпечує ефективну комунікацію в архіві.

Електронні Засоби Виявлення та Захисту: Використання технічних засобів для виявлення та захисту архівних матеріалів від втрати, витоку чи пошкодження.

Системи Автоматизації Роботи Архівів: Впровадження програм, які автоматизують рутинні операції, такі як інвентаризація, каталогізація, видача документів тощо.

Електронні Засоби Керування Доступом: Реалізація систем керування доступом для контролю над тим, хто має право переглядати, редагувати чи видаляти архівні документи.

Електронні Засоби Аутентифікації та Авторизації: Використання технологій для визначення і перевірки ідентичності користувачів та контролю їхніх прав доступу.

Електронні Архівні Ресурси для Досліджень: Створення електронних ресурсів, які дозволяють дослідникам вивчати та аналізувати архівні матеріали в цифровому форматі.

Ці технології допомагають архівам ефективно виконувати їхні функції у сучасному цифровому середовищі, забезпечуючи збереження та доступність цінної інформації протягом тривалого періоду часу.

Використання метаданих для опису архівних матеріалів, що сприяє ефективному пошуку та організації інформації.

Дотримання стандартів у галузі архівної справи для забезпечення сумісності та можливості обміну даними між різними архівними установами.

Створення та управління цифровими архівами медіаматеріалів, таких як фотографії, відео та аудіозаписи.

Розробка та підтримка електронних фондових карток для опису архівних фондів та колекцій.

Використання технологій для виявлення та відновлення цифрових даних у випадку їхнього пошкодження чи втрати.

Застосування аналітичних інструментів для вивчення використання та популярності архівних ресурсів.

Використання технічних засобів для підтвердження автентичності архівних матеріалів та їхнього походження.

Розробка та використання спеціалізованих платформ для організації та представлення архівних ресурсів в Інтернеті.

Використання технологій для ідентифікації та управління ризиками, пов'язаними з зберіганням та обробкою архівних даних.

Розробка інструментів та функцій, що полегшують доступ до архівних ресурсів для осіб із різними видами обмежень.

Ці елементи становлять інтегральну частину ефективного використання інформаційних технологій у сфері архівної справи, що сприяє забезпеченню доступу, збереження та використання цінної інформації, зберіганої в архівах.

6. Робота з науково-довідковим апаратом, виконання інформаційних запитів та облік використання фондів.

Установи складають державні архіви, які збирають, описують, класифікують і зберігають документи, здійснюють реставрацію їх і організовують користування ними.

Державний архів – це створена державою установа призначена для формування національного архівного фонду, обліку і зберігання його документів та забезпечення використання архівної інформації.

Завданням державних архівів є:

• реалізація державної політики в галузях архівної справи;
• координування органів і підприємств, установ організацій з питань архівної справи та діловодства;
• забезпечення здійснення реєстрації, обліку, постійного зберігання;
• комплектування, використання документації, інформації та науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документом та археографія.

Державні архіви зберігають документи національного архівного фонду постійно.

Частина місцевих державних архівів зберігають документи протягом певних строків, визначених органами виконавчої влади вищого рівня, що утворили цю місцеву державну установу з наступним передаванням таких документів до відповідного державного архіву.

Правовою базою діяльності державних архівів є:

• "Про національний архівний фонд і архівні установи".
• "Про інформації"
• "Про державну інформацію".
• "Про авторське право та суміжні права".
• "Про охорону та використання пам’яток історії та культури".
• Постанови та розпорядження ВРУ та укази Президента.

Основним нормативним документом у організації роботи з архівами є положення про архів та його структурне положення, структура і штат, посадові інструкції працівників.

Управління архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади і місцевим самоврядуванням вищого рівня, директором та іншими працівниками архіву.

Директора державного архіву призначає і звільняє ДК Архів, призначає голова облдержадміністрації.

Директор відповідає за виконання покладених на архів завдань, накази щодо завдань.

Державні архіви – є юридичними особами:

• мають самостійний баланс;
• рахунки в установах банків;
• гербову печатку і утримуються за рахунок.

Структура державного архіву:

• Відділ забезпечення, збереження та обміну фондів.
• Довідковий апарат.
• Відділ використання архівної операції.

В середині цих відділів створюються відповідні сектори. В архіві можуть створюватися і позаштатні; господарсько-розрахунковий підрозділ для упорядкування документів і вони фінансуються за їхній рахунок.

Діяльність архівів значною мірою залежить від стану їх матеріально-технічної бази. Для нормального функціонування архіву, крім архівосховищ, які відповідно оснащені повинно бути ще читальний зал, лабораторія фото і мікро копіювання, реставраційно політурна майстерня, робочі кімнати працівників та виставничий зал, науково-довідникова бібліотека.

Архівосховище

Архівосховище – це спеціалізоване приміщення для зберігання документів. Воно має необхідне технологічне обладнання, тут підтримується відповідний температурно-вологий режим, протипожежна і охоронна сигналізації, спеціальне освітлення, а також стелажне обладнання, транспортні візки, резервні драбини і прилади, які вимірюють температуру і вологу.

Працівники архівів здійснюють весь комплекс робіт пов’язаних із забезпеченням збереженості документів, дотримання температурно-вологого режиму, прибирання приміщень, дезинфекція і дезинсекція.

До основних підрозділів архівів належить читальний зал, робота якого регламентується спеціальними правилами, що розробляє кожен прхів на основі затвердженого Держ. ком. архіву порядком користування документами державного архівного фонду в державних організаціях.

З діяльністю читального залу пов’язана робота довідкової групи (стіл довідок). Робота цієї групи полягає у здійсненні використовуємої інформації для задоволення потреб чи запитів громадян. Тематичний перелік запитів широкий (дата, і місце народження, стаж роботи, заробітна плата, майно, освіта, участь у бойових діях), можуть бути і тематичні запити на любу тему.

Реєстраційні палітурні майстерні – ця робота полягає в реставрації та ремонті документів для підтримання їх фізичного стану.

Планування – це визначення видів і обсягів робіт працівників на певний період відповідно до мети і призначення архіву. Планування є складовою частиною управлінських функцій архіву.

Планування має дві форми:

• перспективну;
• поточну.

Перспективна форма планування – властива органам управління архівної справи (держ. ком. архів, центральні архіви) і вона розрахована на тривалий термін.

Поточна – розрахована в державних установ та архівних підрозділів. Тут складаються річні плани роботи.

Ці плани складаються з таких розділів:

• Основна діяльність.
• Науково-дослідної та методичної роботи.
• Науково-видавничої роботи.
• Провадження наукових і методичних розробок.

План основної діяльності архіву має 2-і частини:

• Текстову.
• Табличну.

До показників плану входять:

• Види робіт.
• Одиниця виміру (справи, аркуші, картотеки).
• Нормативи – це обсяг робіт з розбиття по кварталах.

Для контролю за виконанням планових завдань та використання робочого часу застосовуються різні форми обліку праці. Одним з найпоширеніших є ведення щоденника, до якого працівник відділу заносить цифрові показники роботи.

Основною зведеною звітно-обліковою формою є паспорт архівних установ. Де у 4-х розділах надається інформація:

• Про кількість споруд, об’єм та площу архівосховищ.
• Протяжність стелажного обладнання.
• Кількість робочих кімнат, читальних залів.
• Документи з паперовою основою, кіно, фото документи.
• Стан довідкового апарату.
• Про кадровий склад.
• Звіт про виконання плану розвитку архівної справи.

Для поліпшення організації та розгортання планових робіт і послуг архів здійснює маркетингову діяльність за такими напрямками:

• Визначає попит на такі роботи потенційних замовників.
• Обраховує економічну доцільність та ефективність надання послуг.
• Використовує рекламне забезпечення.
• Веде пошук нових спожив.

7. Запитання для самоконтролю

1.     Які інноваційні методи використовуються у бібліотеках для покращення обслуговування користувачів?

2.     Які форми роботи архівів можуть вважатися інноваційними, особливо в контексті збереження та доступу до архівних матеріалів?

3.     Які нові технології використовують музеї для створення інтерактивних та віртуальних виставок?

4.     Які виклики можуть виникнути при впровадженні інновацій у роботу бібліотек, архівів чи музеїв, і як їх можна подолати?

5.     Як використовуються віртуальні та розширені реальності у бібліотеках для поліпшення обслуговування користувачів?

6.     Які інструменти аналізу використовуються для вимірювання ефективності інноваційних проектів в бібліотеках, архівів та музеях?

7.     Які можливості надає використання штучного інтелекту для розвитку бібліотечних послуг та архівного збереження?

8.     Які інноваційні методи ви вважаєте найбільш успішними для залучення молоді до бібліотек, архівів чи музеїв?

9.     Які форми співпраці між бібліотеками, архівами та музеями можуть бути розглянуті як інноваційні?

10.                       Які тенденції в інноваційних методах роботи бібліотек, архівів та музеїв можна визначити на сучасному етапі розвитку цих установ?

8. Література

1.      Буйницька О. П. Інформаційні технології та технічні засоби навчання: навч. посіб. Київ : ЦУЛ, 2017. 240с.

2.      Денисенко О. Етапи електронного документообігу: уніфікація та приймання документів. Довідник секретаря та офіс-менеджера. 2017. №5. С. 4–14.

3.      Лесюк О. Мобільні технології та сучасні інформаційні послуги у бібліотеках вищих навчальних закладів України. Вісник Книжкової палати. 2017. № 12. С. 43–47.

4.      Марущак А. І. Правові основи захисту інформації з обмеженим доступом : курс лекцій. Київ. КНТ, 2017. 208 с.

5.      Баловсяк Н. Як зберегти дані: програми для резервного копіювання інформації. Діловодство та документообіг. 2015.  № 7.  С. 62–73.

6.      Грогуль О. Інформаційно-аналітичні діяльність Рівненської державної обласної бібліотеки. Вісник Книжкової палати.  2012.  № 3.  С. 19–23.

7.      Карпенко І. Третя версія АБІС «УФД/Бібліотека». Бібліосвіт. 2017. № 4. С. 34–49.

8.      Лобузіна К. Адаптація лінгвістичних засобів наукової бібліотеки до вимог інтернет-середовища та міжнародних стандартів. Бібліотечний вісник. 2017.  № 4.  С. 3–8.

9.      Меньківська Н. Види інформаційної діяльності державних архівів України. Вісник Книжкової палати. 2011.  № 9.  С. 28–32.

10.      Моніторинг українського законодавства. Діловодство та документообіг. 2015. №8 С. 64–66.

11.      Назаровець С. Бібліотека 4.0: технології та сервіси майбутнього. Бібліотечний вісник. 2017. № 5. С. 3–14.

12.              Основні технології інформаційної діяльності / Системи технологій : навч. посіб. / М-во освіти і науки України.  Київ, 2009.  С. 150–166.

13.      Поліщук О. Редагування електронних каталогів – новий напрямок підвищення якості інформаційного обслуговування користувачів бібліотек : автоматизація бібліотечних процесів. Бібліотечний форум України. 2007. №o4. С. 27–30.

14.  Рудник-Карватова З. Е. Упорядкування термінології для потреб інформаційно-пошукової системи iSybislaw. Українська мова.  2016.  № 3.  С. 105–117.

15.  Рудь І. Пошукові системи та оптимізація пошуку інформації в аналітичних відділах бібліотек. Наукові праці Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського / НАН України, Нац. б-ка України ім. В. І. Вернадського, Асоц. б-к України. Київ. 2015.  Вип. 41.  С. 573–587.