Лекція №8 Автоматизація інформаційно-бібліографічних процесів обслуговування
Довідково-бібліографічний апарат бібліотеки
Довідково-бібліографічна діяльність є важливою функцією сучасної бібліотеки, яка тісно пов’язана з обслуговуванням користувачів, створенням довідково- інформаційних ресурсів та довідково-пошукового апарату як засобу організації доступу до них.
Виділяють два основні режими здійснення ДБО – оперативний і продовжений. Оперативне ДБО виконується відразу після отримання запиту в прямому контакті з користувачем. Продовжений режим передбачає виконання трудомістких запитів на замовлення керівних органів, колективів, окремих осіб, відповіді на які оформлюються, як правило, в письмовому вигляді. Надання довідки у письмовій формі підкреслює необхідність збереження створеного за запитом інформаційного продукту, потребує якості послуги.
Довідково-бібліографічний апарат
бібліотеки
Якість довідково-бібліографічного обслуговування багато в чому залежить від стану довідково-бібліографічного апарату бібліотеки (ДБА).
ДБА – документальна інформаційно-пошукова система, яка надає можливість багатоаспектного розкриття бібліотечно- інформаційних фондів, використання локальних та віддалених електронних інформаційних ресурсів, допомагає оптимальній організації, ефективному пошуку і видачі бібліографічної і фактографічної інформації.
Склад сучасного ДБА включає: довідково- бібліографічний фонд (ДБФ), рукописні, друковані, карткові, електронні каталоги, бази даних (бібліографічні, реферативні, фактографічні і повнотекстові).
Як показує досвід, інформаційна повнота та актуалізація ДБА забезпечує задоволення запитів не тільки поширених, але й з нових питань розвитку науки і виробництва.
Розглянемо всі складові сучасного ДБА.
ДБФ – основна частина довідково-бібліографічного апарату бібліотеки. На основі ДБФ здійснюється оперативне задоволення інформаційних запитів читачів універсального характеру, допомога фахівцям різних галузей знань, студентам, учням, котрі щодня звертаються по допомогу з отримання різноманітної бібліографічної інформації про книги, статті, події, факти, необхідні для наукової, практичної роботи і просто для особистих інтересів. До ДБФ відносять три групи документів. Першу групу створюють так звані документи основного характеру, що включають законодавчі та нормативні документи (Конституція України, законодавчі акти, що приймаються Верховною Радою України, іншими органами представницької влади, розпорядчі документи, що приймаються виконавчими органами влади на всіх рівнях від Кабінету Міністрів до голів місцевої адміністрації та ін.).
Другу групу складають довідкові видання: вітчизняні та зарубіжні енциклопедії (універсальні; галузеві «Технічна енциклопедія», «Медична енциклопедія» та інші, різноманітні популярні енциклопедії, адресовані різним групам читачів); довідники, словники різного характеру: галузеві, тематичні, біографічні, географічні, адміністративно-територіального поділу, краєзнавчі та країнознавчі, статистичні видання тощо, біографії окремих осіб, календарі і хроніки подій.
До третьої групи документів відносяться бібліографічні матеріали різного цільового та читацького призначення. Перш за все це видання органів державної бібліографії («Літопис книг», «Літопис журнальних статей», «Літопис газетних статей», «Літопис рецензій» та ін., видання Книжкової палати України), бібліографічні посібники (поточні та ретроспективні), призначені широкому колу читачів, що видаються бібліотеками, фонд неопублікованих бібліографічних посібників (ФНБП).
ФНБП – сукупність створених, використаних джерел інформації. Крім копій виконаних довідок до ФНБП органічно входять також оригінали або копії різних бібліографічних покажчиків, тематичних списків, оглядів, які з будь-яких причин залишились неопублікованими або надійшли з інших бібліотек. У практиці роботи бібліотек ФНБП представляє зібрання документів, письмових довідок, виконаних на замовлення організацій, установ. Запити на ті самі теми можуть овторюватися, тому з часом при використанні бібліографічних довідок з архіву рекомендується доповнювати їх новою інформацією.
Важливішою складовою частиною ДБА є система каталогів і картотек бібліотеки. Це сукупність планомірно організованих, взаємопов’язаних бібліотечних каталогів та бібліографічних картотек, які доповнюють одне одного, розкривають склад і зміст фондів бібліотеки в різних аспектах. Основну систему каталогів і картотек публічної бібліотеки складають:
алфавітний каталог (АК) – це бібліотечний каталог, в якому відображається весь фонд документів певної бібліотеки. Бібліографічні записи розташовані за алфавітом імен або прізвищ індивідуальних авторів, найменувань колективних авторів або назв творів друку та інших документів.
АК допомагає отримати точні та вичерпні відповіді на такі запитання: чи є в бібліотеці потрібна книга; які твори певного автора є в бібліотеці; які видання певного твору наявні в бібліотеці. За допомогою АК можна визначити вихідні дані книги, ініціали імені та по батькові автора, точну назву твору, наявність вступної статті, передмови, з’ясувати ціну, тираж тощо;
систематичний каталог (СК) – це бібліотечний каталог, в якому бібліографічні записи розташовують за галузями знань відповідно до бібліотечно-бібліографічної класифікації (ББК). Він розкриває зміст бібліотечного фонду й інформує про те, які видання з тієї чи іншої галузі знань, з того чи іншого питання є в бібліотеці. СК має алфавітно-предметний покажчик (АПП), за допомогою якого бібліотекар та користувач можуть підбирати літературу за певним галузево-тематичним питанням;
алфавітний каталог (картотека) періодичних видань – каталог, який відображає періодичні видання, які отримує і зберігає бібліотека. Бібліографічні записи в ньому розташовані за алфавітом назв періодичних видань;
систематична картотека статей (СКС) – доповнює СК, тому що включає картки на статті і матеріали з періодичних видань, збірників, які отримує бібліотека. Структура картотеки подібна до структури СК. СКС та СК мають єдиний АПП;
краєзнавча картотека (каталог) – це спеціальна картотека, яка відображає документи краєзнавчого змісту, стосовно різних аспектів історії та сучасного життя регіону. Матеріал у картотеці розташовується відповідно до «Схеми краєзнавчого каталогу (картотеки) ЦБС області»;
картотека назв художніх творів – спеціальна картотека, за допомогою якої можна установити прізвище автора того чи іншого твору. На кожній карточці картотеки зазначається назва твору, його жанр, прізвище та ініціали автора, шифр. Картки розставляються за алфавітом назв творів;
тематичні картотеки – один із видів картотек, що відображають видання з найактуальніших тем, які відображені у ряді розділів систематичного каталогу та СКС, але не виділені в самостійні рубрики. Вибір тем визначається злободенністю якого-небудь явища громадського життя, приближенням ювілею відомої особи, історичної події або для задоволення стійкого інтересу групи читачів.
У зв'язку з впровадженням засобів автоматизації бібліотеки почали створювати електронні каталоги (ЕК) – машиночитні бібліотечні каталоги, що працюють в реальному режимі часу та надані у розпорядження читачів. ЕК розміщуються на сайтах бібліотек і доступні через Інтернет.
Бази даних (БД) – важлива і найперспективніша складова інформаційних ресурсів сучасного суспільства. БД – сукупність взаємозв’язаних даних, що відносяться до певної галузі знання (теми, проблеми) і представлених у певному форматі на машинному носії.
Класифікація БД здійснюється за багатьма ознаками, найважливішою з яких є характер наданої користувачам інформації. Виділяють БД фактографічні (містять інформацію, що відноситься безпосередньо до предметної області), документальні (повнотекстові, бібліографічні, реферативні).
БД різних типів і призначення застосовуються численними підприємствами та організаціями різних форм власності. Значна частина БД формується в інформаційних установах і бібліотеках з урахуванням інформаційних потреб користувачів. Сьогодні бібліотеки активно пропонують користувачам наявні в них електронні ресурси, що забезпечують можливість багатоаспектного пошуку інформації.
Таким чином, досконале знання довідково- бібліографічного апарату своєї бібліотеки і вміння орієнтуватися в бібліографічних ресурсах інших бібліотек є важливою умовою повноцінного СБО.