Лекція №8 Автоматизація інформаційно-бібліографічних процесів обслуговування
Оперативне довідково-бібліографічне обслуговування
Розглянемо методику виконання оперативного ДБО в бібліотеці.
ДБО являє собою сукупність процесів прийому разових запитів і викликаних ними бібліографічного пошуку та видачі користувачам бібліографічної та фактографічної інформації. Бібліографічний запит являє собою звернення користувача до бібліотекаря в усній, письмовій або електронній формі. Класифікація запитів багатоаспектна. За характером необхідної інформації вони поділяються на тематичні, уточнюючі, адресні та фактографічні. Відповіддю на бібліографічний запит є бібліографічна довідка, яка містить бібліографічну інформацію та виконується за допомогою довідково-бібліографічного апарату. Бібліографічні довідки систематизують аналогічно класифікації бібліографічних запитів. Крім довідок, відомі інші види відповідей, зокрема: бібліографічна консультація, переадресування, негативна відповідь, відмова.
Тематична довідка – результат пошуку численності бібліографічних записів за об’єднувальною їх ознакою вмісту, походження, належності документа та ін. («за темою»).
Тематична довідка може містити один запис, якщо інших не виявлено, або документ повністю задовольняє потребу в інформації. Тематичні довідки диференціюють в залежності від цільового та читацького призначення, форми подання інформації, трудомісткості виконання:
– за цільовим призначенням – наукова, професійно-виробнича діяльність, освіта, самоосвіта;
– за змістом – проблемно-тематичні, країнознавчі, краєзнавчі, біобібліографічні, персональні;
– за формою доведення бібліографічної інформації до користувача – письмові та усні;
– по трудомісткості – I, II, III категорії складності.
До I категорії складності відносяться довідки, виконані за запитами користувачів на допомогу самоосвіті, навчанню, дозвіллю. Ці запити не вимагають вичерпної інформації, тривалих пошуків і виконуються шляхом звернень до ДБА і до рекомендаційних покажчиків. Обсяг включених до списку документів не перевищує 30 назв.
До II категорії складності відносяться довідки, виконані у відповідь на запит фахівців з метою вивчення літератури в науковій, виробничій, управлінській, творчій діяльності. Ці довідки містять від 80 до 100 назв, а для їх виконання використовуються науково-допоміжні покажчики.
До III категорії складності відносяться довідки, викликані тією ж метою звернення, що й довідки II категорії складності, але для їх виконання використовуються, поряд з переліченими вище джерелами інформації, національні бібліографії зарубіжних країн, оглядові, реферативні видання, ДБА інших бібліотек, які містять понад 100 назв.
У загальному обсязі виконуваних бібліотеками довідок тематичні довідки займають провідне місце в СБО. Одним з перших технологічних процесів є прийом запиту, що передбачає діалог між користувачем і бібліографом.
Вміле проходження даного етапу зумовлює ступінь релевантності відповіді, позбавляє від витрат зайвого часу на повторні уточнення предмета пошуку і пошукових ознак. Таким чином, бібліографу необхідно отримати від читача найдокладніший набір відомостей для видачі йому відповідної інформації: тему, мету запиту, хронологічні, мовні рамки, види документів.
Формулювання тематичних запитів читачем відбувається на основі його суб'єктивних уявлень про тему, які нерідко не збігаються з її дійсним змістом. Читач схильний до розширеного формулювання теми запиту, нерідко називає її приблизно. У процесі діалогу тема може бути звужена. Так, при надходженні запиту «підібрати літературу про Вітчизняну війну 1812 р.» з'ясувалося, що потрібен матеріал про участь у війні Ізюмського та Охтирського гусарських полків.
В інших випадках може виникнути потреба у розширенні теми, особливо коли запит носить вузькотематичний характер і його формулювання немає в класифікаційних схемах ДБА, в т.ч. в алфавітно-предметному покажчику (АПП) до каталогів і картотек, наявних в бібліотеці. Тоді необхідно визначити ширшу галузь, до якої відноситься дана тема. Наприклад, при уточненні запиту про ставрографію (допоміжна історична дисципліна, що вивчає історію та іконографію Хреста) з’ясувалось, що літературу за даною темою слід виявляти за кількома розділами – історія, релігія, мистецтво.
На основі вивчення теми визначається можливе коло джерел та послідовність їх перегляду. Треба прагнути до визначення мінімальної кількості джерел, в яких було б відображено максимальну кількість публікацій за темою запиту. При виконанні тематичних довідок звертаються до наступних бібліографічних джерел: фонд неопублікованих бібліографічних посібників; каталоги бібліотеки; картотеки (СКС, краєзнавча, тематичні); поточні, ретроспективні бібліографічні покажчики; реферативні та оглядові видання; прикнижкові і пристатейні списки літератури; бази даних, створені як в самій бібліотеці, так і в інших організаціях, ресурси Інтернету. Відібрані матеріали групують і описують за чинним ДСТУ 7.1:2006 «Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання». Угруповання бібліографічних описів повинне відповідати обсягу виявленої інформації та категорії складності довідки. Якщо виявлено небагато документів, то бібліографічні описи групують за алфавітом. Для об'ємних довідок II і III категорій складності рекомендується застосовувати змістовні угруповання (систематичне, тематичне та предметне). Тематична довідка може бути надана читачу у формі бібліографічного списку, покажчика, картотеки або як усне повідомлення, зокрема в оперативному обслуговуванні.
Адресна бібліографічна довідка виявляє наявність відомостей про місцезнаходження документа.
Існує два види адресного пошуку: пошук документа, що зберігається в бібліотеці, куди надійшов запит, і пошук документа, відсутнього в бібліотеці, яка виконує запит. Перший вид пошуку не вимагає складних розвідок. Потрібний документ шукають по каталогах і картотеках бібліотеки-виконавця. Запити другого типу виконують за зведеними каталогами, що містять інформацію про наявність видань у відомчій або регіональній системі бібліотек, а також за друкованими й електронними каталогами окремих бібліотек.
Результатом здійснення адресного пошуку має бути повний бібліографічний опис документа із зазначенням шифру зберігання документа в бібліотеці, до якої надійшов запит, бібліографічний опис документа, що дозволяє ідентифікувати його із запитуваним, із зазначенням місцезнаходження документа у фондах іншої бібліотеки.
Виконання адресно-бібліографічних довідок часто ускладнюється тим, що вони є наслідком неточних відомостей про документ. Читач не може знайти потрібну роботу не тому, що її немає, а тому що шукає її по спотвореним відомостям. Тому адресний пошук часто передує уточнюючому.
Уточнююча бібліографічна довідка встановлює або уточнює елементи бібліографічного опису, які відсутні або неточно наведені в запиті користувача.
Типовими бібліографічними помилками у запитах читачів є:
– неточності у поданні прізвища, ініціалів автора (заміна однієї літери на іншу, схожу за написанням, плутання жіночого
прізвища з чоловічим і т.п.);
– скорочення й помилки у назвах книг і періодичних видань;
– подання прізвища перекладача або редактора як автора;
– подання назви статті, розділу книги, заголовка тому або випуску багатотомного видання як окремого видання;
– невірне зазначення року видання журналу і продовжуваного видання;
– відсутність в області відповідальності найменування колективу у матеріалах конференцій, симпозіумів тощо;
– наведення опису іноземного видання українською або російською мовою.
Виконання довідок цього типу складається з прийому запиту, алгоритмізації пошуку, пошуку та довідки. На першому етапі бібліографові під час бесіди з читачем необхідно: з’ясувати елементи бібліографічного опису, які необхідно уточнити; уточнити тематичну або галузеву належність документа; отримати від читача найповніші відомі йому дані про документ; при необхідності з’ясувати додаткові відомості про автора (наприклад, період і фах його діяльності або інші роботи автора, які відомі читачеві), місце видання праць тощо; встановити джерело отримання інформації про даний документ, щоб оцінити ймовірність її достовірності.
Другий етап – алгоритмізація пошуку, полягає у виборі джерел та шляхів пошуку. Слід обрати як вихідні один-два елементи, що характеризують документ (автор, назва, тема, галузь знання, місце видання, видавництва, рік видання, вид видання тощо), які є найперспективнішими для успішного пошуку. В подальшому залежно від того, яку з ознак документа взято за основу пошуку, вирішується питання про першочерговість звернення до тієї чи іншої ланки ДБА. Виконання уточнюючого бібліографічного пошуку вимагає не тільки гарного знання принципів організації ДБА, але й вміння швидко переходити від одного методу до іншого в залежності від того, який з елементів документа є вихідним. Кожна розвідка індивідуальна і може бути виконана різними шляхами, але при всієї її різноманітності існують типові варіанти.
Наприклад, якщо відоме прізвище автора, але невідома назва, доцільно звертатися до алфавітного каталогу, картотеки персоналій, бібліографічних посібників, іменних покажчиків –
«Ежегодника книги» і «Літописів». Останніми роками дедалі частіше первинним джерелом інформації стають електронний каталог та інші бібліографічні, реферативні, політематичні бази даних.
Пошук на визначення (уточнення) автора книги, відомі назва, рік видання, слід розпочинати з електронного або традиційного (систематичного) каталогів; державних бібліографічних покажчиків книг України або зарубіжних країн (відповідні розділи, допоміжні покажчики); політематичних баз даних; поточних та ретроспективних тематичних і галузевих бібліографічних списків літератури до праць, покажчиків даного автора.
При бібліографічному пошуку з метою уточнення вихідних даних про статтю (відомі автор, тема) використовуються: систематична картотека статей; краєзнавча картотека; біобібліографічні та персональні бібліографічні покажчики; тематичні, політематичні бази даних; поточні та ретроспективні тематичні та галузеві бібліографічні покажчики (іменні, предметні покажчики); прикнижкові та пристатейні списки літератури до праць даного автора.
Коли відомі назва статті, джерело й рік публікації і необхідно встановити автора, пошук розпочинають з перегляду зазначеного джерела. Далі джерелами пошуку можуть бути: СКС, краєзнавча картотека, поточні покажчики змісту періодичних видань. Бібліографічна діяльність у напрямі створення покажчиків змісту окремих журналів, газет значно активізувалася (наявні покажчики до часописів «Дзвони»,
«Пам’ятки України», «Український історичний журнал», харківських – «Пламя», «Харьковские губернские ведомости» та ін., які є джерелом оперативного уточнення відомостей про публікації даних видань), тому варто завжди перевіряти наявність ретроспективних покажчиків і використовувати їх в першу чергу.
При уточненні вихідних даних, назви, року виходу періодичного видання або видання, що продовжується, використовуються такі складові ДБА: алфавітний каталог періодичних видань і видань, що продовжуються; ретроспективні бібліографічні покажчики, наприклад:
«Періодичні видання УРСР, 1917-1960: Газети (Х., 1965);
«Періодичні видання УРСР, 1951-1960: Журнали (Х., 1965);
«Періодичні видання УРСР: Журнали, 1961-1975» (Х., 1984) та ін.
Значне місце в ДБО бібліотеки займають фактографічні довідки.
Фактографічна довідка – відповідь на разовий запит користувача, що містить фактографічні відомості, конкретну інформацію про події, процеси, явища тощо. При фактографічному пошуку об’єктом є факт, відображений у документі. Із фактографічними запитами користувачі звертаються при підготовці доповідей, рефератів, різноманітних наукових праць. При виконанні фактографічних довідок здебільшого використовуються довідкові видання всіх видів. Для встановлення значення термінів, абревіатур, їхнього правопису, походження, перекладу іншомовних слів тощо залучаються словники – тлумачні, орфографічні, термінологічні; для встановлення дат, біографічних відомостей, різноманітних фактів – довідково-енциклопедичні видання; для встановлення статистичних відомостей – статистичні довідники, періодичні видання; для встановлення місцезнаходження географічних об’єктів – географічні, картографічні видання; для пошуку цитат, крилатих висловів, встановлення їхніх джерел – збірники цитат, крилатих висловів, літературні тексти першоджерел, бібліографічні покажчики. Здійснюючи фактографічний пошук, слід звертатися до новітніх джерел. Якщо в довідкових виданнях відсутні запитувані дані, потрібно звертатися безпосередньо до книг, періодичних видань, тематика яких відповідає змісту запиту.