Лекція №12 Огляд бібліотечних програм
2. Комплектуванням бібліотечного фонду . Aleph
Комплектуванням бібліотечного фонду називається процес створення та постійного оновлення фонду виданнями, які відповідають завданням бібліотеки та інтересам читачів, тобто поповнення його кращою літературою та звільнення з видань, що втратили цінність.
Aleph
Розглянемо підходи до автоматизації процесу комплектування на прикладі Львівської Національної наукової бібліотеки ім. В. Стефаника. Впровадження системи Aleph у ЛННБ України ім. В. Стефаника розпочалось з відділу комплектування у червні 2007 року. Автоматизована система дозволила виконувати традиційні процеси комплектування на якісно новому рівні. Всі операції, пов’язані з замовленням документів, їх звіркою, сумарним та індивідуальним обліком комплектатор здійснює на своєму автоматизованому робочому місці.
Всі документи, що надійшли до відділу комплектування, записуються в базу даних. Одержуючи документ, бібліотекар здійснює його пошук в ЕК. Якщо документ відсутній, на нього створюється короткий бібліографічний запис в модулі «Комплектування» (так звана
«швидка каталогізація») і реєструється надходження примірника.
Під час реєстрації примірника документу в БД записуються всі відомості про нього: видання, мова видання, коли документ надійшов до установи, з якого джерела надходження, від якого постачальника, ціна видання, зазначається підрозділ бібліотеки куди скеровується документ, статуси примірника та обробки. Вся інформація про документ, яка раніше відображалась в різних службових каталогах і картотеках тепер
зосереджена в БД в області примірника. Система автоматично присвоює примірнику інвентарний номер.
Після реєстрації примірника у БД інформація про нього (до якого підрозділу бібліотеки він скерований, на якій стадії опрацювання знаходиться) вже є доступною для користувача в електронному каталозі.
Завдяки можливостям АБІС, нема необхідності у передачі видань до відділення каталогізації для їх реєстрації у карткових каталогах та технічного опрацювання. На початку календарного року на кожну назву періодичних видань у системі створюється календарний розклад, а саме: зазначається періодичність видання, автоматично формуються віртуальні номери журналу чи газети.
По мірі фактичного надходження, періодичні видання реєструються у системі. У Відділіення каталогізації передаються лише нові назви періодичних видань для створення повного каталогізаційного опису. Всі наступні номери журналів реєструються і опрацьовуються у відділі комплектування.
Система надає можливість отримувати необхідну інформацію про нові надходження за будь-якими вхідними параметрами: типом матеріалу, джерелом надходження, мовою, датою надходження, ціною, та ін.
Впровадження системи Aleph дозволило здійснювати всі процеси комплектування в автоматизованому режимі.