Інформаційно-аналітична діяльність_Лучко Ю.І._ifmc

Тема 2. Інформаційно-аналітичний процес у сфері управління: суть, принципи, інструментарій

 

1. Суть та основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу

Для розуміння суті та механізмів організації інформаційної діяльності у сфері управління різними соціальними системами (підприємствами, установами, громадськими організаціями та ін.) розглянемо ключову ланку цієї форми діяльності — інформаційно-аналітичний процес у сфері підготовки та прийняття управлінських рішень.

Іінформаційно-аналітичний процес у сфері управління являє собою процес пошуку, збору, переробки та подання інформації у формі, придатній для її використання при прийнятті управлінських рішень.

Треба зазначити, що управлінські рішення, на відміну від рішень, які приймаються, наприклад, у сфері теоретичних, фундаментальних наук, спрямовані на розв’язання конкретних питань, як правило, мають чіткі термінові межі й у встановлений період повинні втілюватись у життя. Особливо наочно це проявляється в бізнесі, де термін виконання ділових угод завжди визначений. Це ж стосується й військової сфери, особливо під час бойових дій. Та й у політиці, попри, здавалося б, досить часту невизначеність та швидку зміну впливу багатьох факторів, рішення, спрямовані на управління тим чи іншим політичним процесом, мають більш-менш чітко визначений термін реалізації. Звичайно, йдеться про політичні рішення — чи то прийняття якогось законодавчого акта, чи то проведення PR-кампанії — а не про так звані декларації про наміри.

Тому продукт, створений у результаті інформаційно-аналітичного процесу повинен бути придатним для використання замовником, корисним для нього вже в момент свого створення. Сам же результат інформаційно-аналітичної діяльності, як правило, матеріалізується у формі будь-якого документа. Із всього наведеного випливають основні принципи організації інформаційно-аналітичного процесу, сформульовані ще кілька десятиріч тому фахівцем зі стратегічної розвідки американським генералом Вашингтоном Плетом: повідомляти достовірно, своєчасно та ясно.

Достовірність повідомлення є ключовою ознакою при оцінці будь-якого інформаційного документа, створеного в результаті аналітичної діяльності. Вона забезпечується завдяки правильному поєднанню ряду моментів, що визначають результативність роботи аналітика. Головними серед них є:

· глибоке розуміння дійсності тим, хто аналізує повідомлення;

· правильний відбір фактів, які стосуються об’єкта аналізу;

· виділення на підставі аналізу фактів, основних моментів явищ і процесів, причинно-наслідкових зв’язків.

Як бачимо, вирішальну роль при підготовці достовірних аналітичних матеріалів має рівень кваліфікації виконавців робіт — професійні знання, ерудиція, вміння орієнтуватись і робити висновки в нестандартній ситуації тощо.

Другим основним принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є своєчасна підготовка документів. Своєчасність отримання інформації багато в чому визначає її цінність для користувача.

Значення своєчасного подання інформації особам, які приймають рішення, може бути настільки великим, що заради нього варто навіть дещо поступитися достовірністю повідомлень. Звичайно, йдеться не про суттєву зміну змісту повідомлення, а лише про певне зниження ступеня його точності. Адже, як зазначалось у попередніх розділах, достовірність інформації визначається її здатністю відображати реально існуючі об’єкти з необхідним ступенем точності.

По суті, ситуації, коли доводиться йти на певне зниження ступеня достовірності інформації заради своєчасного її подання, трапляються не настільки рідко, як здається на перший погляд. Ілюстрацією розв’язання дилеми “достовірність інформації — своєчасність інформації” є поведінка фінансових і фондових ринків. Розв’язання дилеми “достовірність — своєчасність” полягає в синтезі цього протиріччя, перетворенні його на тріаду.

У цьому контексті варто згадати відомого американського менеджера Лі Якокку, який, підкреслюючи роль фактора часу в бізнесі, стверджував, що заради досягнення конкурентних переваг завжди треба пам’ятати про своєчасність подання інформації для прийняття необхідних рішень і не можна при цьому абсолютизувати значення достовірності інформації. “Після того як переважна частина необхідної інформації вже зібрана, настає момент, коли ви опиняєтесь під владою дії закону падаючої доходності,” — писав він .

Третім основним принципом організації інформаційно-аналітичного процесу є ясність викладення матеріалу. Суть реалізації цього принципу полягає в тому, щоб зробити доступними для інших результати роботи аналітика. Адже саме коректне сприйняття інформації робить її переконливою для споживача, а отже, забезпечує успіх справи. Іноді автор забуває про це.

Щоб такого не сталося, необхідно пам’ятати слова патріарха менеджменту П. Друкера: “Яку інформацію я повинен надавати співробітникам, з якими я працюю і від яких я залежу? В якій формі? Коли?” .

Інформаційно-аналітичний документ має бути лаконічним, зрозумілим (доступним) і переконливим .

Загальновідомо, що лаконічність — сестра таланту. Коротке повідомлення легше сприймається і краще запам’ятовується, ніж довге.

До того ж коротке повідомлення має переваги перед довгим (великим) і з огляду на те, що час на підготовку й прийняття управлінських рішень завжди обмежений.

Інформаційно-аналітичний документ можна зробити зрозумілим, доступнішим для споживача, якщо дотримуватись ряду правил. Перш за все він повинен мати чітку структуру. Кожну думку краще висловлювати кількома короткими простими реченнями. Викладати думку бажано простою (але не побутовою) мовою, намагаючись, уникати надмірного вживання спеціальних термінів. Не можна забувати, що єдине призначення спеціальних термінів у інформаційно-аналітичній роботі — точна та коректна передача споживачеві змісту повідомлення. Якщо ж постає дилема: дотримуватися літературного стилю, дещо знизивши точність і коректність висловлюваної думки, або ж заради досягнення максимальної точності та коректності викладення матеріалу пожертвувати якістю його літературного стилю, то треба віддати перевагу другому варіанту. Тільки так можна зберегти ясність і переконливість інформаційно-аналітичного документа, не поступаючись його достовірністю.

І нарешті, щоб викладене у документі повідомлення було достатньо переконливим, воно має відображати суттєві причинно-наслідкові зв’язки у доступній, зрозумілій для споживача формі. Обов’язковою умовою виконання цього правила є високий рівень кваліфікації аналітика, його вміння знаходити необхідні аргументи для доведення своєї точки зору на проблему, що розглядається.

2. Оціночна діяльність і прогнозування в інформаційно-аналітичному процесі

Невід’ємною складовою будь-якого інформаційно-аналітичного процесу, як уже зазначалось, є побудова гіпотези. Гіпотези, як правило, бувають представлені у формі різноманітних оцінок імовірних сценаріїв подій. Оцінки ці можуть носити ретроспективний, поточний або перспективний характер. Причому різниця в методиці між оцінками імовірних альтернативних сценаріїв поточних і перспективних подій зменшується зі скороченням періоду упередження прогнозування, тобто відрізку часу, на який розробляється прогноз.

У такому контексті прогноз являє собою науково обґрунтоване судження про можливі стани об’єкта в майбутньому і (або) про альтернативні шляхи і терміни їхнього здійснення. Коли цей об’єкт розглядається одночасно з “прогнозним фоном”, то в цьому випадку його називають “об’єктом прогнозування” і говорять про “прогнози об’єкта прогнозування” і “прогнози прогнозного фону” цього об’єкта. А прогнозний фон — це сукупність зовнішніх щодо об’єкта прогнозування умов, важливих для розв’язання завдання прогнозування. Розробка певним суб’єктом імовірних сценаріїв подій як альтернативних для ретроспективи і сучасного етапу, так і перспективного періоду (тобто прогнозування) здійснюється з метою вироблення найкращих варіантів поведінки цього суб’єкта. А оскільки всі перелічені сценарії мають імовірнісний характер, то схематично узагальнений підхід до їхньої побудови можна описати формулою “якщо ...то ...”, тобто якщо складатимуться умови Х1, то, як наслідок, можна очікувати на реалізацію сценарію у1, а якщо складатимуться умови х2, то в результаті найімовірнішою буде ситуація у2. Головна перевага такої схеми прогнозу (оцінки) полягає в тому, що її кінцевим результатом виступає не стільки перелік якихось конкретних кількісних показників, які описують стан відповідного об’єкта, скільки система ймовірних причинно-наслідкових зв’язків і, що особливо важливо, ймовірні сценарії поведінки певних суб’єктів.

Саме з цих позицій треба підходити до питання про доцільність застосування в певній ситуації відповідного типу прогнозу. Останні поділяються на пошукові та нормативні. Пошуковий прогноз — це визначення можливих станів явища в майбутньому. Мається на увазі умовне продовження в майбутньому тенденцій розвитку явища, яке вивчається в минулому і теперішньому часі, абстрагуючись від можливих рішень, дії на основі яких можуть радикально змінити тенденції, викликати в деяких випадках самоутвердження або самознищення прогнозу. Такий прогноз відповідає на запитання: що, швидше за все, станеться при умові збереження існуючих тенденцій?

Нормативний прогноз — це визначення шляхів і строків досягнення можливих станів явища, що приймаються в якості мети. Мається на увазі прогнозування досягнення бажаних станів на основі наперед заданих норм, ідеалів, стимулів, цілей. Такий прогноз відповідає на запитання: якими шляхами досягти бажаного? Пошуковий прогноз будується на визначеній шкалі (полі, спектрі) можливостей, на якій потім встановлюється ступінь імовірності прогнозованого явища.

При нормативному прогнозуванні відбувається такий самий розподіл ймовірностей, але вже у зворотному порядку: від заданого стану до тенденцій, які спостерігаються. Це стохастичний (імовірнісний) опис можливих альтернативних шляхів досягнення цих норм.

За періодом упередження — проміжком часу, на який розраховано прогноз, — розрізняють оперативні (поточні), коротко-, середньо-, довго- та далеко термінові (над довготермінові) прогнози.

Оперативний, як правило, розрахований на перспективу, протягом якої не очікується істотних змін об’єкта дослідження — ані кількісних, ані якісних. Короткотерміновий — на перспективу тільки кількісних змін, довготерміновий — не тільки кількісних, але, головним чином, якісних. Середньо терміновий охоплює перспективу між коротко - та довготерміновим із перевагою кількісних змін над якісними, далеко терміновий (над довготерміновий) — перспективу, коли очікуються настільки значні якісні зміни, що говорити можна, власне тільки про найзагальніші перспективи розвитку природи та суспільства. Часова градація прогнозів є відносною і залежить від характеру та мети даного прогнозу. У деяких науково-технічних прогнозах період упередження навіть довготермінових прогнозів може вимірюватися днями, а в геології чи космології — мільйонами років. У соціально-економічних прогнозах, відповідно до характеру та темпів розвитку прогнозованих явищ, емпірично встановлений такий часовий масштаб: оперативні прогнози — до одного місяця, короткотермінові — до одного року, середньо термінові — на кілька (зазвичай до п’яти) років, довготермінові — на період понад п’ять і приблизно до п’ятнадцяти — двадцяти років, далеко термінові — за межами довготермінових. Однак і тут є відмінності, пов’язані з особливостями окремих галузей соціально-економічного прогнозування. Так, у сфері політики діапазон між коротко - та довго терміновістю звужується до меж найближчого десятиріччя, у міському будівництві — розтягується на кілька десятиліть, в економіці — пристосовується до діапазонів протікання мікро - та макроекономічних процесів.

За ступенем формалізації всі методи прогнозування діляться на інтуїтивні та формалізовані. Інтуїтивне прогнозування застосовується, коли об’єкт прогнозування або надто простий, або настільки складний, що аналітично врахувати вплив багатьох факторів практично неможливо. У таких випадках вдаються до опитування експертів. Отримані індивідуальні та колективні експертні оцінки використовують як кінцеві прогнози чи як вихідні дані у комплексних системах прогнозування.

Залежно від загальних принципів дії інтуїтивні методи прогнозування, наприклад, можна розділити на дві групи: індивідуальні експертні оцінки та колективні експертні оцінки. Методи колективних експертних оцінок можна віднести до комплексних систем прогнозування (зазвичай неповних), оскільки в останніх поєднуються методи індивідуальних експертних оцінок і статистичні методи обробки цих оцінок.

Водночас практичні потреби обумовлюють появу нових підходів до оцінки та прогнозування ситуації. Для прикладу можна навести теорію рефлективності, сформульовану відомим бізнесменом Дж. Соросом.

Ця теорія базується на тому положенні, що суспільна психологія не лише формується під впливом економічних та інших суспільних відносин, а й активно впливає на перебіг означених процесів. Погляди, що є панівними у певному соціумі, можуть прискорювати або, навпаки, уповільнювати ті чи інші суспільні процеси. Тобто існує рефлективний механізм подвійного зворотного зв’язку між реальністю та уявленням суб’єктів (учасників суспільних процесів) про цю реальність.

Коротко й у найзагальнішому плані основні положення теорії рефлективності можна викласти таким чином. Люди діють на підставі своїх уявлень про ситуацію (реальність). Ці уявлення так чи інакше можуть відрізнятись від реальності. Тобто сприйняття учасників ринкових та інших суспільних процесів за своєю природою тією чи іншою мірою помилкові в оцінці ситуації та спричиняють відповідно неоптимальну їхню реакцію. У результаті (на ринку, в політиці тощо) складається ситуація, що відхиляється від стану рівноваги. Помилковість сприйняття та неоптимальний характер дій можуть поступово взаємно посилюватися, а їхній результат — накопичуватися. Такі умови, далекі від стану рівноваги, за яких уявлення суб’єктів про реальний стан речей не відповідають дійсності, можуть існувати досить довго. Нарешті настає переломний момент, коли помилковість поглядів і неадекватність реакції учасників процесів стають очевидними. Відбувається більш-менш радикальна зміна поглядів і поведінки суб’єктів, а економічний чи інший суспільний процес у результаті може змінити, причому іноді на протилежне, своє спрямування та ряд інших параметрів. Ключова відмінність висунутої Дж. Соросом теорії рефлективності від загальноприйнятих економічних поглядів полягає у підході до стану рівноваги економічних процесів. Теорія рефлективності стверджує, що стан рівноваги є лише моментом руху. До того ж у багатьох випадках суспільні процеси не прагнуть автоматично до стану рівноваги. Останнього можна досягнути завдяки цілеспрямованому регулюючому впливу.