Тема 4. Етапи і порядок підготовки інформаційно-аналітичних документів. “Пастка часу”
Тема 3. Етапи і порядок підготовки інформаційно-аналітичних документів. “Пастка часу”
Для того щоб підготувати відповідний інформаційно-аналітичний матеріал, треба дотримуватися певного порядку дій, що має поетапний характер. З цією метою може бути запозичений досвід фахівців у сфері стратегічної розвідки. Спочатку розглянемо прямий порядок підготовки інформаційно-аналітичних документів. Логіка реалізації цього порядку роботи в цілому описується формулою “від загального — до часткового». Вона дає змогу виконавцю поступово поглиблювати свої знання з проблеми, що досліджується. А це є запорукою якісної підготовки відповідних інформаційно-аналітичних матеріалів. Перший етап виконання завдання полягає в загальному знайомстві виконавця з проблемою, по якій готується документ, та із суміжними питаннями. Складається план роботи із зазначенням строків її виконання, визначаються необхідні джерела інформації. Цей етап, по суті, має організаційний характер і окреслює поле та порядок діяльності для підготовки відповідного документа. Від того, наскільки правильно були розв’язані завдання цього етапу, багато в чому залежить ефективність всієї подальшої роботи.
На другому етапі відбувається визначення термінів і понять, які використовуються в роботі і вживатимуться у підготовлених документах. Виконання цих вимог забезпечує коректність сприйняття підготовленої інформації всіма її споживачами. При цьому необхідно відразу визначити терміни й поняття, що мають неоднозначне тлумачення. Треба зазначити, що синонімія притаманна не лише побутовій мові та художнім текстам. На практиці має місце і різне тлумачення спеціальних термінів. Наприклад, термін “інвестиції” може вживатись для позначення капітальних вкладень, тобто інвестицій у капітальні активи, які переносять свою вартість на вироблені товари і послуги за період часу, що перевищує один рік, — технологічне обладнання, транспортні засоби, будівлі, споруди тощо, тобто в значенні реальних інвестицій. Термін “інвестиції” може вживатись і для позначення фінансових інвестицій — вкладень коштів в акції, облігації та інші цінні папери. І нарешті, термін “інвестиції” може вживатись у значенні кредитів. І хоча таке застосування цього поняття неправильне, на практиці, особливо в ЗМІ, включаючи навіть ділові видання, воно має місце. Тому в подальшому виконавець повинен особливу увагу звертати на контекст повідомлень, які він опрацьовує.
Після завершення підготовчої стадії починається третій етап практичної діяльності — збір необхідних фактів, що передбачає використання різних джерел інформації. Результативність цього етапу залежить від уміння виконавця поєднати своє розуміння проблеми, яка стоїть перед ним, із знанням змістовних характеристик, переваг і недоліків конкретних джерел інформації та власними організаційними здібностями. Останні вкрай важливі й тоді, коли виконавець працює в індивідуальному режимі, й тоді, коли він очолює певну групу, яка готує будь-який матеріал.
В останньому випадку відповідальний виконавець виступає водночас менеджером відповідної функціональної групи і повинен вміти організувати роботу своїх підлеглих — спланувати навантаження, розподілити роботу між працівниками, поставити їм завдання тощо. При цьому сам процес збору фактів залежно від ступеня своєї інтенсивності може здійснюватись у двох різних режимах, які отримали у фахівців умовні назви “метод мжички” і “метод грози”. Суть першого з них полягає в тому, що інформація постійно накопичується у відповідних розділах баз даних і використовується відповідно до потреб підготовки будь-яких документів. Такий порядок збору фактів застосовується при виконанні стандартних завдань, коли механізм підготовки необхідних документів, як правило, вже добре відпрацьований і запитань, що шукати?, у виконавців не виникає. Навпаки, “метод грози” застосовується у нових, нестандартних для виконавців ситуаціях, коли відчувається дефіцит відповідної інформації або ж коли завдання має терміновий характер. Суть цього методу полягає у мобілізації більших, ніж завжди, ресурсів для збору необхідних фактів. При цьому інформація, яку шукають й збирають, може бути для зацікавленого суб’єкта принципово новою за своїм змістовним спрямуванням, що й обумовлює потребу в залученні додаткових ресурсів для її збору та пошуку.
Четвертий етап підготовки інформаційно-аналітичних документів полягає у тлумаченні фактів (у широкому розумінні цього поняття, тобто включаючи й їхню оцінку) з метою отримання від їх “переробки” максимуму корисної інформації. Успішність виконання робіт на цьому етапі залежить від професійного рівня, аналітичних здібностей виконавців. Адже завдання цього етапу полягає в тому, щоб на підставі глибокого розуміння дійсності та аналізу фактів, виділити ключові моменти досліджуваних явищ і процесів, основні причинно-наслідкові зв’язки між ними.
На п’ятому етапі на підставі тлумачення фактів будується робоча гіпотеза, що являє собою, по суті, ключовий етап усього інформаційно-аналітичного процесу. Побудова гіпотези на підставі тлумачення фактів дає змогу:
· зрозуміти суть проблеми, що аналізується;
· глибше проаналізувати причинно-наслідкові зв’язки відповідних явищ і процесів, а також підготувати необхідну основу для прогнозу розвитку досліджуваного об’єкта.
Нерідко опрацьовані факти дають підстави для формулювання кількох робочих гіпотез.
На шостому етапі роботи здійснюється перевірка однієї чи кількох висунутих гіпотез. Робляться висновки, які виступають засобом перевірки (підтвердження або спростування) гіпотез. Для цього здійснюються відповідні дослідження. У разі необхідності висунуті гіпотези можуть бути синтезовані в узагальненій формі. Таким чином, кінцеві висновки у змістовному плані підбивають підсумки всього інформаційно-аналітичного процесу.
Суть сьомого етапу полягає у викладі напрацьованого матеріалу. Адже фахівець, який готує відповідні інформаційні та інформаційно-аналітичні документи, повинен не тільки чітко уявляти те, про що він пише, а й уміти викласти свої думки в ясній, зрозумілій для користувачів формі. При цьому обов’язково треба вказати ступінь достовірності кожного твердження. Бо головне завдання цього етапу — настільки коректний виклад матеріалу, щоб його зміст однозначно сприймався всіма виконавцями та користувачами.
Зазначений прямий порядок відображає формально-логічну послідовність підготовки інформаційно-аналітичних документів. Його застосування найдоцільніше тоді, коли проблема є новою для виконавців, а їхньої кваліфікації та накопиченого досвіду недостатньо для оперативного формування робочої гіпотези. Однак за певних обставин логічна послідовність прямого порядку може порушуватись і замінятись зворотною послідовністю підготовки інформаційно-аналітичних документів. Суть зворотного порядку полягає в тому, що на перше місце в інформаційно-аналітичному процесі виходить побудова гіпотези. Таке стає можливим завдяки кваліфікації виконавців. Нерідко фахівець, перед яким поставлене відповідне завдання, вже має певний досвід у розв’язанні ідентичних чи аналогічних проблем. Тому сформульоване замовником завдання слугує тим сигналом, що активізує розумову активність виконавця. Останній звертається до власного професійного досвіду та інтуїції. Саме вони виконують функції того “сховища”, звідки виконавець черпає ресурси, необхідні для побудови гіпотези.
Далі починається збір фактів, здійснюється їх тлумачення та робляться попередні висновки. Усі ці етапи реалізуються у прискореному режимі з метою підтвердження або спростування висунутої робочої гіпотези. Остання може розглядатись у концептуальному плані. Якщо висунута гіпотеза в цілому видається правильною, продуктивною, то виконавці вже у прискореному режимі переходять до, по суті, прямого порядку підготовки інформаційно-аналітичних документів: складання плану роботи — визначення (корекція) термінів і понять — (до)збір фактів — тлумачення фактів —корекція та доопрацювання гіпотези — висновки — виклад матеріалу.
Наведена зворотна послідовність проходження етапів інформаційно-аналітичного процесу за рахунок кваліфікації виконавців дає змогу ефективніше використовувати наявні ресурси і особливо час в процесі організації інформаційної діяльності. За рахунок цього забезпечується своєчасна підготовка потрібних інформаційних матеріалів. Розглянута зворотна схема дає можливість реалізувати підхід до підготовки інформаційних матеріалів, що отримав умовну назву “мало, але швидко”. Суть його полягає в тому, що на момент появи документа він повинен містити найновіші відомості в обсязі, необхідному для прийняття рішення. Таким чином, досягається необхідна мінімальна повнота документа. Особливого значення цей підхід набуває, коли перед замовником і виконавцем постає дилема “своєчасність — достовірність”.
Уже наголошувалось, що будь-яка інформація, необхідна для ухвалення управлінських рішень, повинна бути підготовлена протягом певного часу. З цим пов’язана проблема так званої пастки часу. Її сутність полягає у невмінні працівників правильно розрахувати час для підготовки достовірного інформаційно-аналітичного матеріалу. Як засіб подолання означеної “пастки”, фахівці рекомендують застосовувати наступні прийоми. Перш за все у загальну схему підготовки відповідної інформації вводиться додатковий — восьмий етап. Цей етап не має ніякого змістовного наповнення, а виконує функцію страхування з метою своєчасного виконання завдання. Тому він являє собою певний відрізок часу — запас, за рахунок якого у разі потреби може бути збільшено термін виконання інших етапів. Далі, з урахуванням означеного резервного етапу, проводиться розрахунок потреб у часі на виконання кожного з розглянутих етапів підготовки інформаційно-аналітичних документів. Причому цей розрахунок доцільно проводити у зворотному напрямі, тобто починаючи з останнього етапу. Це пов’язано з тим, що на практиці інформаційно-аналітичної діяльності спостерігається тенденція до надмірних витрат часу для виконання завдань на початкових етапах роботи і, відповідно, проявляється дефіцит часу на її завершальних етапах. У подальшому у процесі роботи здійснюється постійний поточний поетапний контроль за дотриманням складеного графіка виконання завдання. Зекономлений на певному етапі час додається до резервного восьмого етапу, а надмірно витрачений на виконання будь-якого етапу час віднімається від величини означеного резерву. Вміння досягти раціональної хронологічної організації інформаційної діяльності визначається кваліфікацією та досвідом виконавців.
Якщо поетапний порядок підготовки документів відображає формально-організаційний аспект інформаційної діяльності, то підхід до процедури підготовки документів, як процесу творчого мислення, відображає змістовно-аналітичний аспект інформаційної діяльності. Причому потреба у творчому мисленні виникає перш за все при вирішенні нестандартних завдань, які вимагають відповідного підходу для свого розв’язання. Адже дослідник повинен уже на ранніх стадіях своєї роботи, а саме на етапі збору необхідної інформації, побудувати робочу гіпотезу стосовно найважливіших чинників, які діють у досліджуваній ним галузі. Прийнята на початку робоча гіпотеза виконуватиме функції своєрідного орієнтира у всій організації інтелектуального процесу, аж поки аналіз об’єкта дослідження не дасть можливості побудувати нову, досконалішу гіпотезу.
Як бачимо, процес творчого мислення за формою дещо нагадує зворотну послідовність етапів підготовки інформаційно-аналітичних документів.
Хоча й сам процес творчого мислення, на думку американського розвідника В. Плета, може бути представлений як послідовність стадій, що змістовно відрізняються одна від одної:
· накопичення відомостей (фактів) та знань;
· осмислення накопиченого матеріалу;
· побудова ментальних конструкцій та формування висновків;
· перевірка висновків.
Стадія накопичення відомостей (фактів) та знань певною мірою стосується всіх етапів процесу інформаційної роботи. Збір фактів є основним на цій стадії. Розглядаючи процес мислення, необхідно підкреслити, що на стадії накопичення відомостей і знань ми зіштовхуємося з величезною масою фактів, які стосуються справи. Частина цих відомостей була, безумовно, спеціально зібрана у зв’язку з конкретним інформаційним завданням. Інша частина відомостей, яка значно впливає на результати роботи, накопичувалася в нашій пам’яті як результат нашої загальної освіти і всього життєвого досвіду.
Після накопичення і добору фактів настає їхнє осмислювання, що являє собою другу логічну стадію процесу творчого мислення. При цьому накопичений матеріал оцінюється дослідником відповідно до його загальної підготовки, що представляє, по суті, поєднання його освіти і життєвого досвіду. Цей розумовий процес певною мірою відбувається підсвідомо, і його можна охарактеризувати як процес приведення в систему і міцне засвоєння доступних фактів. Для того щоб приступити до глибокого аналізу, у процесі якого дослідник систематизує і розташовує в логічному порядку свої думки, розкриває існуючі причинно-наслідкові зв’язки між явищами та процесами, немає необхідності чекати закінчення збору фактів. Цим, звичайно, залежно від рівня його кваліфікації, дослідник може зайнятися вже на початку виконання завдання.
Стадія побудови ментальних конструкцій та формування висновків починається з ланцюга спроб знайти рішення і пов’язаних з цим помилок. Зрештою ми наштовхуємося, більш-менш випадково, на відповідь, проти якої немає явних заперечень. Після чого безупинний процес пошуків правильних рішень і відкидання хибних припиняється. Ми зосереджуємося. Подальші міркування підтверджують, що рішення, на якому ми зупинилися, можливо є правильним. Ми не відкидаємо можливу відповідь, на яку нам вдалося натрапити. Навпаки, ми затримуємося на ній, піддаємо її подальшому розгляду й остаточно приймаємо, якщо немає явних заперечень та (чи) прийнятної альтернативи.
У процесі роботи над проблемою, як правило, настає такий момент, коли необхідно з великої кількості можливих рішень попередньо вибрати найкращі. Часто кількість робочих гіпотез, що заслуговують на увагу, буває надмірно великою. У такому випадку наш розум повинен відібрати для подальшого розгляду обмежену кількість гіпотез. Нерідко, прагнучи до “досконалості” і вивчаючи все підряд, ми приділяємо так багато часу мало важливим моментам, що позбавляємо себе можливості глибоко розглянути найважливіші аспекти поставленого завдання. Поряд із копітким усебічним вивченням шлях до розв’язання проблеми можна іноді знайти за допомогою вдало висловленого судження, інтуїції. Коли ми приходимо до визначеного умовиводу, увага концентрується на одному чи двох найважливіших моментах і наш розум будує гіпотези, що пояснюють значення цих моментів у всій сукупності досліджуваних явищ.
Таким чином, дійшовши у процесі роботи до стадії “перевірка висновків”, ми ставимо перед собою запитання: чи правильний метод ми схильні обрати? Чи справді правильна висунута нами гіпотеза, що в даний момент здається такою багатообіцяючою, і чи можна на її основі сформулювати остаточний висновок? Чи слушне уявлення про всю проблему, що так чітко вимальовується в нашій свідомості в цей момент, чи вірно воно висвітлює значення окремих елементів проблеми? Чи справді прогноз, що ми збираємося зробити, найімовірніший і чи немає проти нього серйозних заперечень? Очевидно, тільки в тому випадку, коли пропонуємо яке-небудь конкретне рішення, можемо піддати його критичному розглядові. Тільки в цьому випадку ми можемо перевірити, змінити або відкинути його.