Інформаційно-аналітична діяльність_Лучко Ю.І._ifmc

Тема 1. Інформаційно-аналітична діяльність та її компоненти

Важливим напрямом інформаційної роботи є інформаційно-аналітична діяльність. Це особливий напрям інформаційної діяльності, пов'язаний з виявленням, опрацюванням, збереженням та поширенням інформації переважно у сфері управлінської, політичної та економічної діяльності. Проте, для управлінської сфери, політики та економіки, важливим є не стільки своєчасне ознайомлення з первинною інформацією, скільки випереджувальне виявлення проблемних ситуацій і прогноз розвитку подій. Необхідність в отриманні такої інформації зумовлена переходом владних структур до прогностичних форм діяльності з використанням багатоваріантних моделей розвитку подій, що потребує не просто констатації фактів для доведення тієї чи іншої тези, а системного підходу до розв'язання проблеми в цілому на основі поєднання інтелектуальних здібностей людини з функціональними можливостями сучасних автоматизованих інформаційних систем.

Інформаційно - аналітична діяльність - сукупність дій, що відбуваються в інтересах підвищення ефективності управлінської діяльності і мають на меті пізнання сутності, причин, тенденцій розвитку подій і явищ, розгляд і оцінювання ситуацій, вироблення на основі аналізу й обробки інформації висновків, рекомендацій, коментарів.

Інформаційно-аналітична діяльність тісно пов'язана з процесом управління. Убудованість      інформаційно-аналітичної діяльності в управлінську структуру - це спроба універсального и централізованого підходу до розв'язання задачі інформаційно-аналітичного супроводу управління штату.

 

                Основні задачі інформаційно-аналітичної діяльності:

 ·       знайти в інформаційному потоці ті факти, що викликають інтерес;

·       у сукупності виділених фактів знайти проблемну ситуацію, яку необхідно розв'язати;

·       на підставі проведеного аналізу зробити висновки, внести пропозиції для прийняття рішень.

 

У світовій практиці інформаційно-аналітичної діяльності вироблено єдині принципи її функціонування і певну систему взаємодії інформаційних аналітиків з органами управління, котрі вони обслуговують. Інформаційно-аналітична служба департаменту зорієнтована на виконання шести основних функцій:

·                   збирання   інформації   -   цим   займається   фахівець-дослідник,   один   з   представників інформаційно-аналітичної  групи.   Збирання   інформації децентралізоване  і  ведеться  кожним підрозділом самостійно згідно з його функціями і тематичним профілем, що підвищує цільовий або, як зараз прийнято казати, проблемно – зорієнований характер зібраної інформації.;

·                   аналіз інформації - це центральна функція будь-якого інформаційно-аналітичного підрозділу в будь-якій  країні, в будь-якому  відомстві  (оцінка якості інформації, виявлення тенденцій і закономірностей,   будь-яких   змін  показників,   кількісних  даних,   що   стосуються   галузі,   в зібраному масиві даних або в повнотекстовій базі, складеній з текстів статей, наукових праць, думок фахівців тощо). Тому перша задача аналізу - огляд зібраних масивів даних і текстів на  предмет виявлення псиних проблем, позаштатних ситуацій, нетипового рівня тих або інших показників. Друга задача – спроба виявлення причин цих змін, пошук нових рішень, їхнє співставлення   з   відомими   даними,   перевірка   їхньої   ефективності,   співставлення   їхньої -   результативності. Аналізом інформації займається той самий фахівець-аналітик (data analyst), і він у випадку необхідності може запросити консультанта для проведення експертизи.

·                   інформаційно-комунікативна функція - аналітик обробляє дані і бачить картину, недосяжну для ока фахівців, що постійно обертаються в професійному середовищі і не мають можливості оцінити ситуацію в достатньо широких рамках. Діяльність аналітика - це своєрідне збирання з найдрібніших часток інформації мозаїчного панно, що демонструє сучасну ситуацію в тій чи іншій сфері діяльності людини. Це дуже цікавий феномен концентрації інформації і виявлення тенденції її розвитку в більших інформаційних масивах.

·                   внесення  поправок -- зважаючи на те, що відбуваються постійні зміни в технології, застосовуються   нові   матеріали,   а   вимоги   споживачів   щодалі   зростають,   інформаційно-аналітичній службі потрібно щороку, а інколи й щомісяця переглядати документацію і вносити поправки в наявні документи, а також розробляти рекомендації.

·                   планування проведення заходів відповідним відділом - аналітик бере участь у підготовці й проведенні заходів свого відділу, в укладанні річних і квартальних звітів та інколи допомагає планувати бюджет відділу.

·                   видання експертного висновку - сучасний аналітик - фахівець в конкретній галузі і має повне право робити самостійний експертний висновок або задіяти для цього інших фахівців.

 

 Виділяють два рівні інформаційно-аналітичної діяльності:

 ·       інформаційний рівень, що полягає в пошуку, збиранні, зберіганні, поширенні інформації;

·       аналітичний рівень, що полягає в узагальненні, класифікації інформації, її аналізі і перетворенні, розробці висновків, пропозицій, рекомендацій і прогнозів.                       

 

Критерії оцінки вивідної (аналітичної) інформації:

 1.       Корисність

З погляду впливу виконаної інформаційно-аналітичної роботи на ефективність досягнення мети результат інформаційно-аналітичної роботи можна оцінити як:

·       порожня інформація (її ніяк не можна використовувати для прийняття відповідних рішень);

·       негативна інформація (дезінформація);

·       позитивна інформація.  

2.        Повнота і точність

                Повнота  аналітичної інформації характеризується урахуванням усіх основних факторів, що склалися у визначеній ситуації, глибиною освітлення основних подій.

                Точність характеризує ступінь наближення фактів, висновків, коментарів, прогнозів до дійсного розвитку подій.

 3. Достовірність

        Достовірність аналітичної інформації має важливе значення.  Недооцінка або переоцінка різних факторів можуть завдати велику шкоду.  Важливими умовами, дотримання яких забезпечує достовірність інформації є:

·       правильний добір фактів;

·       виділення найбільше важливих моментів;

·       глибоке розуміння дійсності.

 4. Своєчасність 

 У інформаційно-аналітичній роботі корисність усіх документів залежить від того, наскільки вони своєчасні.

 5. Чіткість викладу

 Аналітичний матеріал повинен бути написаний просто, доступно, ілюстрований схемами, таблицями, графіками.  Якщо інформація не зрозуміла, її не читають і їй не вірять.

 6. Переконливість

     Аналітик повинен дивитися на свою роботу очима замовника, адресата.  Щоб документ був переконливий, його необхідно чітко аргументувати і викладати висновки, рекомендації.

 

Основні принципи інформаційно-аналітичної діяльності:

-         формування мети досліджень (це основа підходу для вирішення питання ”Для чого” проводиться дослідження);

-         створення понятійного апарату ( що дозволяє формувати судження й умовиводи в певних категоріях);

-         забезпечення достатньої інформованості ( досягнення “критичної” маси);

-         розкриття значення фактів ( обробити “сирі” факти)”

-         встановлення причин та наслідків;

-         врахування історичного розвитку та  національного характеру;

-         визначення тенденцій розвитку;

-         забезпечення високого рівня достовірності;

-         формування висновків і рекомендацій;

-         наявність зворотного зв’язку ( аналітик повинен знати оцінку споживачів, як використовуються результати досліджень).

 

Найвище місце в ієрархії використання світових інформаційних ресурсів займають силові структури, адміністрація президента, всілякі відомства національного рівня та інші організації, що беруть безпосередню участь в управлінні країною, забезпеченні національної безпеки та інтересів держави. Аналітики та інші інформаційні працівники даних структур мають можливість доступу до всіх банків даних загальнонаціонального й міжнародного рівнів, а до також галузевих, регіональних, спеціалізованих та інших баз даних.

Роль інформації в інформаційному забезпеченні діяльності органів державної влади "матеріалізується" у направленні інформаційних матеріалів у відповідні інстанції. Цінність інформації у даному випадку визначається  наступним:

-         інформація використана самостійно в якості документа, направленого  Президенту України, Верховній Раді України, Кабінету Міністрів України, міністерствам та відомствам;

-         інформація використана як основа для узагальненого документа, направленого Президенту України, Верховній Раді України,  Кабінету Міністрів України, міністерствам та відомствам;

-         інформація використана частково при підготовці узагальненого документа Верховній Раді України, Президенту України, Кабінету Міністрів України, міністерствам та відомствам;

-         інформація використана в інформаційних повідомленнях, бюлетенях;

-         інформація направлена в інші відомства та установи.

Найбільш вірна оцінка інформації може бути дана її споживачами з урахуванням їх постійно змінюваних потреб,  конкретних завдань.

За достовірністю аналітичну інформацію поділяють на:

-         достовірну (перевірену та таку, що підтверджується іншими джерелами);

-         правдоподібну (не розходиться з відомими у розвідці даними, чи розходиться, але джерело не викликає сумнівів);

-         сумнівну (розходиться з відомими розвідці даними та потребує подальшої перевірки чи викликає сумніви джерело отримання інформації);              

-         недостовірну.

 

За актуальністю аналітична  інформація визначається як:

-         особливо актуальна (прогнозного характеру чи отримана заздалегідь про плани та наміри, програми і перспективні розробки  тощо);

-         актуальна (отримана своєчасно і містить поточні відомості по проблемі);

-         обмеженої актуальності ( висвітлює другорядні проблеми чи  містить відомості про  минулі події, що представляють інтерес для замовника чи розвідки).

 

Повноту, комплексність та новизну інформації характеризують як:

-         достатньо повні відомості по проблемі, отримані вперше, що дозволяють приймати конкретні рішення та не потребують додаткової інформації;

-         неповні відомості по проблемі, отримані вперше та дозволяють приймати конкретне рішення після незначних доповнень;

-         відомості та матеріали, що доповнюють наявну інформацію, чи такі, що містять дані, достатні для постановки конкретного завдання, розкриття теми та вироблення прогнозу.

 

За відповідністю завданню, заявці аналітичну інформацію поділяють на таку, що:

-         відповідає терміновому завданню, заявці вищих державних інстанцій, підприємств, організацій;

-         відповідає довгочасному завданню інстанції, заявці міністерства, відомства, державної організації, підприємства оборонної та військово-прикладної сфери діяльності;

-         відповідає завданню, заявці міністерства, відомства, державної організації та підприємства цивільної сфери діяльності;

-         відповідає завданню недержавної організації чи підприємства, що бере участь у реалізації державних програм;

-         без заявки, але відповідає завданню.

 

За аналітичним рівнем інформацію поділяють на таку, що:

-         містить обґрунтовані прогнози по висвітленій проблемі;

-         містить обґрунтовані висновки по висвітленій проблемі;

-         включає в себе ініціативні пропозиції;

-         пояснює та коментує відомі події.