Тема 7. Кадрове та матеріально-технічне забезпечення інформаційно-аналітичної діяльності організації
Тема 6. Кадрове та матеріально-технічне забезпечення інформаційно-аналітичної діяльності організації
1. Кадрове забезпечення інформаційно-аналітичної діяльності організації
При організації кадрового забезпечення інформаційної діяльності суб'єкта інформаційних відносин чи його структурного підрозділу треба виходити із завдань, що стоять перед ними, та їх ресурсного забезпечення в цілому, а також можливостей маневрування виробничими ресурсами, включаючи ступінь їх взаємозамінності. Інформаційна діяльність, як зазначалося, являє собою повний або частковий ланцюжок пошуку, збору, перетворення (обробки), зберігання, передачі/тиражування та використання інформації.
Кожна з цих стадій вимагає відповідного підходу до свого кадрового забезпечення з точки зору професійно-кваліфікаційних характеристик робочої сили та режиму її використання. Ступінь кадрового забезпечення саме цих ланок виступає основним фактором, що може обмежувати всю інформаційну діяльність організації (її структурних підрозділів). Адже при виконанні складних робіт фахівця високої кваліфікації, як правило, неможливо замінити більшою кількістю працівників нижчої кваліфікації.
Взагалі маневрування кадрами є важливим моментом усієї організації інформаційної діяльності. Наприклад, у Службі інформаційно-аналітичного забезпечення органів державної влади Національної бібліотеки України ім. В. І. Вернадського, постійними замовниками якої є Адміністрація Президента України, Кабінет Міністрів і секретаріат Верховної Ради, означена процедура здійснюється таким чином. На етапі пошуку та збору первинної інформації, особливо коли матеріал, що готується на замовлення, має переважно інформаційний, а не аналітичний характер, або коли проблема для аналізу задається вперше, необхідні значні зусилля працівників саме з бібліотечною освітою. Адже в обох випадках треба обробити значний обсяг друкованих джерел. Тому залучення працівників бібліотечного профілю в цьому випадку доцільніше, ніж аналітиків — економістів і політологів. При подальшій поглибленій розробці тематики, коли збір значних обсягів первинної інформації вже проведено і необхідно здійснювати її відбір та аналіз, провідну роль у підготовці матеріалу починають відігравати висококваліфіковані економісти та політологи. Певною мірою можливості кадрового маневру залежать від характеру постановки проблеми. Пошукова тематика в цілому залишає більше свободи для маневру кадрами.
Враховуючи все зазначене, доцільно планувати роботу з кадрами у сфері інформаційної діяльності, а саме: підбір кадрів, навчання (перенавчання) персоналу, мотивацію дій працівників, контроль та оцінку їхньої роботи. При цьому треба брати до уваги взаємозв'язок означених елементів кадрової роботи. Так, підбір кадрів доцільно проводити з урахуванням можливих механізмів мотивації їхньої роботи та перспектив навчання (підвищення кваліфікації) персоналу. У зв'язку із зростанням швидкості старіння інформації на сучасному етапі схильність до постійного підвищення своєї кваліфікації стає важливим критерієм підбору фахівців-аналітиків.
У сфері організації інформаційної діяльності доцільно розглядати такі важелі мотивації працівників:
• механізми матеріального заохочення;
• перспективи професійного та кар'єрного росту;
• інші стимули та умови праці.
Для контролю ефективності діяльності аналітиків, у широкому значенні цього терміна, доцільно скористатись дещо відкоригованими принципами визначення продуктивності роботи працівників розумової праці, окресленими патріархом менеджменту П. Друкером:
1.Перш за все працівникові треба чітко визначити суть виробничого завдання.
2.Працівник розумової праці повинен бути незалежним у виконанні поставленого завдання, працювати на засадах самоуправління і нести повну відповідальність за якісне і своєчасне виконання завдання.
3.Постійна інноваційна діяльність повинна бути невід'ємною складовою аналітичної роботи.
4.Аналітик
повинен, з одного боку, постійно навчатись сам, а з іншого — постійно навчати
інших. Тут доречно нагадати, що американський фахівець зі стратегічної розвідки
генерал Вашингтон Плет ще в середині минулого століття наголошував на
нагальній необхідності постійного спілкування аналітика з
відповідними фахівцями, колегами у процесі підготовки інформаційно-аналітичних
матеріалів.
Продуктивність праці аналітика визначається перш за все якісними, а не кількісними характеристиками виконаної роботи.
Для підвищення продуктивності праці працівників інтелектуальної сфери їх треба розглядати як капітал і відповідним чином до них ставитись. Треба, щоб ця категорія співробітників віддавала перевагу роботі саме в цій організації
Саме ігнорування того факту, що працівники розумової праці є капіталом, а не просто робочою силою, може мати вкрай тяжкі наслідки для організації. У сферах діяльності, де робота з інформацією відіграє ключову роль (реклама, маркетингові дослідження, банківська діяльність тощо), досить розповсюджені випадки, коли втрата висококваліфікованих працівників, передусім з числа менеджерів, призводила до втрати частини клієнтури, а то й посилення конкурентів чи навіть появи нових. Для прикладу можна згадати російський рекламний холдинг АБУ Gгоuр, який утворився в середині 90-х років у результаті переходу його нинішнього керівництва з великого рекламного агентства "Паритет". А втрата ряду менеджерів і висококваліфікованих працівників АБУ Gгоuр в Росії і в Україні на початку 2002 р. призвела, на думку експертів, і до втрати цим холдингом деяких великих клієнтів. Тому у сфері інформаційної діяльності надзвичайно важливо враховувати функціонування неформальної структури організації. Для цього керівникові доцільно використовувати анонімне анкетування співробітників, інші методи психологічних досліджень.
Специфіка підбору та використання робочої сили впливає і на фінансове та матеріально-технічне забезпечення інформаційної діяльності. Оскільки саме висококваліфіковані кадри визначають ефективність інформаційної діяльності, то дотримання необхідного рівня їхнього матеріального забезпечення (оклади, премії тощо) повинно бути однією з ключових ланок фінансового плану організації. При цьому, звичайно, необхідно підтримувати збалансованість фінансових потоків в організації в цілому.
Щодо матеріально-технічного забезпечення інформаційної діяльності, то треба звернути увагу на деякі моменти. Перш за все існують мінімально необхідні якісні та кількісні параметри, яким повинні відповідати матеріально-технічні ресурси інформаційної діяльності залежно від її масштабів і специфіки в певній організації. Ці параметри, як правило, визначаються керівниками відповідного рівня на підставі досвіду роботи та поставлених завдань. Також "виробнича потужність" матеріально-технічної бази інформаційної діяльності повинна бути розрахована на навантаження у період "пік" з урахуванням можливої взаємозамінності ресурсів. І нарешті, взаємозамінність між матеріально-технічними і фінансовими ресурсами значно вища, ніж між матеріально-технічними ресурсами та робочою силою. Адже технічні засоби, наприклад, самі по собі не здатні до виконання аналітичної роботи.