Інформаційно-аналітична діяльність_Лучко Ю.І._ifmc

Тема 6. Кадрове та матеріально-технічне забезпечення інформаційно-аналітичної діяльності організації

1. Кадрове забезпечення інформаційно-аналітичної діяльності організації

При організації кадрового забезпечення інформаційної діяль­ності суб'єкта інформаційних відносин чи його структурного підроз­ділу треба виходити із завдань, що стоять перед ними, та їх ресурсно­го забезпечення в цілому, а також можливостей маневрування вироб­ничими ресурсами, включаючи ступінь їх взаємозамінності. Інформаційна діяльність, як зазначалося, являє собою повний або частковий ланцюжок пошуку, збору, перетворення (обробки), збері­гання, передачі/тиражування та використання інформації.

Кожна з цих стадій вимагає відповідного підходу до свого кад­рового забезпечення з точки зору професійно-кваліфікаційних ха­рактеристик робочої сили та режиму її використання. Ступінь кадрового забезпечення саме цих ланок висту­пає основним фактором, що може обмежувати всю інформаційну діяльність організації (її структурних підрозділів). Адже при вико­нанні складних робіт фахівця високої кваліфікації, як правило, не­можливо замінити більшою кількістю працівників нижчої кваліфі­кації.

Взагалі маневрування кадрами є важливим моментом усієї орга­нізації інформаційної діяльності. Наприклад, у Службі інформацій­но-аналітичного забезпечення органів державної влади Національ­ної бібліотеки України ім. В. І. Вернадського, постійними замовни­ками якої є Адміністрація Президента України, Кабінет Міністрів і секретаріат Верховної Ради, означена процедура здійснюється таким чином. На етапі пошуку та збору первинної інформації, особливо коли матеріал, що готується на замовлення, має переважно інформа­ційний, а не аналітичний характер, або коли проблема для аналізу за­дається вперше, необхідні значні зусилля працівників саме з бібліо­течною освітою. Адже в обох випадках треба обробити значний об­сяг друкованих джерел. Тому залучення працівників бібліотечного профілю в цьому випадку доцільніше, ніж аналітиків — економістів і політологів. При подальшій поглибленій розробці тематики, коли збір значних обсягів первинної інформації вже проведено і необхідно здійснювати її відбір та аналіз, провідну роль у підготовці матеріалу починають відігравати висококваліфіковані економісти та політоло­ги. Певною мірою можливості кадрового маневру залежать від ха­рактеру постановки проблеми. Пошукова тематика в цілому зали­шає більше свободи для маневру кадрами.

Враховуючи все зазначене, доцільно планувати роботу з кадрами у сфері інформаційної діяльності, а саме: підбір кадрів, навчання (пе­ренавчання) персоналу, мотивацію дій працівників, контроль та оці­нку їхньої роботи. При цьому треба брати до уваги взаємозв'язок означених елементів кадрової роботи. Так, підбір кадрів доцільно проводити з урахуванням можливих механізмів мотивації їхньої ро­боти та перспектив навчання (підвищення кваліфікації) персоналу. У зв'язку із зростанням швидкості старіння інформації на сучасному етапі схильність до постійного підвищення своєї кваліфікації стає важливим критерієм підбору фахівців-аналітиків.

У сфері організації інформаційної діяльності доцільно розглядати такі важелі мотивації працівників:

•   механізми матеріального заохочення;

•   перспективи професійного та кар'єрного росту;

•   інші стимули та умови праці.

Для контролю ефективності діяльності аналітиків, у широкому значенні цього терміна, доцільно скористатись дещо відкоригованими принципами визначення продуктивності роботи працівників ро­зумової праці, окресленими патріархом менеджменту П. Друкером:

1.Перш за все працівникові треба чітко визначити суть виробни­чого завдання.

2.Працівник розумової праці повинен бути незалежним у вико­нанні поставленого завдання, працювати на засадах самоуп­равління і нести повну відповідальність за якісне і своєчасне виконання завдання.

3.Постійна інноваційна діяльність повинна бути невід'ємною складовою аналітичної роботи.

4.Аналітик повинен, з одного боку, постійно навчатись сам, а з іншого — постійно навчати інших. Тут доречно нагадати, що американський фахівець зі стратегічної розвідки генерал Ва­шингтон Плет ще в середині минулого століття наголошував на нагальній необхідності постійного спілкування аналітика з
відповідними фахівцями, колегами у процесі підготовки інфор­маційно-аналітичних матеріалів.

Продуктивність праці аналітика визначається перш за все якіс­ними, а не кількісними характеристиками виконаної роботи.

Для підвищення продуктивності праці працівників інтелекту­альної сфери їх треба розглядати як капітал і відповідним чи­ном до них ставитись. Треба, щоб ця категорія співробітників віддавала перевагу роботі саме в цій організації

Саме ігнорування того факту, що працівники розумової праці є капіталом, а не просто робочою силою, може мати вкрай тяжкі на­слідки для організації. У сферах діяльності, де робота з інформацією відіграє ключову роль (реклама, маркетингові дослідження, банків­ська діяльність тощо), досить розповсюджені випадки, коли втрата висококваліфікованих працівників, передусім з числа менеджерів, призводила до втрати частини клієнтури, а то й посилення конку­рентів чи навіть появи нових. Для прикладу можна згадати російсь­кий рекламний холдинг АБУ Gгоuр, який утворився в середині 90-х років у результаті переходу його нинішнього керівництва з великого рекламного агентства "Паритет". А втрата ряду менеджерів і висо­кокваліфікованих працівників АБУ Gгоuр в Росії і в Україні на по­чатку 2002 р. призвела, на думку експертів, і до втрати цим холдин­гом деяких великих клієнтів. Тому у сфері інформаційної діяльності надзвичайно важливо враховувати функціонування не­формальної структури організації. Для цього керівникові доцільно використовувати анонімне анкетування співробітників, інші методи психологічних досліджень.

Специфіка підбору та використання робочої сили впливає і на фінансове та матеріально-технічне забезпечення інформаційної діяльності. Оскільки саме висококваліфіковані кадри визначають ефективність інформаційної діяльності, то дотримання необхідного рівня їхнього матеріального забезпечення (оклади, премії тощо) по­винно бути однією з ключових ланок фінансового плану організації. При цьому, звичайно, необхідно підтримувати збалансованість фінансових потоків в організації в цілому.

Щодо матеріально-технічного забезпечення інформаційної діяль­ності, то треба звернути увагу на деякі моменти. Перш за все існують мінімально необхідні якісні та кількісні параметри, яким повинні відповідати матеріально-технічні ресурси інформаційної діяльності залежно від її масштабів і специфіки в певній організації. Ці парамет­ри, як правило, визначаються керівниками відповідного рівня на підставі досвіду роботи та поставлених завдань. Також "виробнича потужність" матеріально-технічної бази інформаційної діяльності повинна бути розрахована на навантаження у період "пік" з ураху­ванням можливої взаємозамінності ресурсів. І нарешті, взаємо­замінність між матеріально-технічними і фінансовими ресурсами значно вища, ніж між матеріально-технічними ресурсами та робочою силою. Адже технічні засоби, наприклад, самі по собі не здатні до ви­конання аналітичної роботи.